Немного теории
Бизнес-процесс — это цепочка логически связанных, периодически повторяющихся операций, в ходе которых ресурсы организации используются для переработки объекта (виртуально или физически). Иными словами, это некий отрезок работы предприятия с реальными, измеримыми результатами.
Внутренний аудит бизнес-процессов — это анализ всех видов деятельности компании: производственной, коммерческой, социальной. Его задача заключается в определении, насколько эффективно функционируют основные структурные подразделения фирмы и каналы передачи информации.
Виды бизнес-процессов
В современной теории менеджмента общепринято деление процессов на основные и вспомогательные. К первой группе относится всё, что позволяет организации зарабатывать деньги и достигать определённых целей
- маркетинг и продажи;
- производство товаров/предоставление услуг;
- логистика и сервис доставки;
- общение с поставщиками и посредниками;
- налоговый учёт;
- поддержка клиентов.
Вспомогательными, в свою очередь, называют те процессы, которые обеспечивают выполнение основных, предоставляют необходимые ресурсы и информацию. Это внутренние функции, такие как управление кадрами, бухгалтерский учет, обеспечение безопасности объекта.
К основным элементам любого БП относятся:
- входные данные;
- ресурсы (люди, оборудование, инфраструктура, программное обеспечение);
- критерии (требования клиентов, стандарты, законы);
- документы и записи (платёжки, заявки, заказы, квитанции, счета);
- выходные данные (продукт, его часть, либо необходимая информация);
- измерение результатов (аудит, мониторинг, анализ).
Кроме того, у каждого процесса должен быть назначенный владелец, ответственный за конечный результат.
Когда проводить
1. После внедрения новой документации и инструкций. Например, при установке другого ПО. В этом случае проводить аудит лучше не сразу же, а спустя некоторое время, необходимое для “обкатки” и тестирования. Глубина проверки зависит от масштабности изменений и важности данного процесса для компании.
2. Плановый аудит. Проводится согласно установленному графику, не реже 1 раза в год.
3. Внеплановый аудит. Организовывается по требованию высшего руководства или менеджера, отвечающего за конкретный бизнес-процесс. Такая потребность может возникнуть в случае, если:
- произошёл крупный сбой;
- периодически поступают жалобы от клиентов процесса (внешних и внутренних);
- есть предложения и идеи по улучшению процесса.
Обобщив, можно сказать, что аудит бизнес-процессов необходим во всех случаях, когда в компании происходят какие-либо перемены.
Наша компания имеет богатый опыт аудита бизнес-процессов, а так же разработки и настройки программных продуктов под их специфику.
