Автоматизация бизнес-процессов

Рассмотрим основные бизнес-процессы предприятия, которые в наибольшей степени влияют на эффективность работы и довольно таки неплохо, на наш взгляд, поддаются автоматизации:

  1. Процесс оплаты. Данный процесс наиболее востребован для автоматизации. И это не случайно! Все мы прекрасно понимаем, что от бесперебойности, своевременности и чёткости оплат сильно зависит эффективность работы предприятия в целом. Именно поэтому в грамотной организации процесса заинтересованы все: собственники, менеджмент и даже рядовые сотрудники. Возможности автоматизации процесса оплат обширны. Хорошим уровнем автоматизации мы считаем использование следующих инструментов:
    заявка на оплату. Это базовая сущность бизнес-процесса и начальная стадия процесса оплаты. Каждая организация должна стремиться упорядочить процесс выдачи денег и оплат. Бесконтрольное финансирование как правило влечет к быстрому краху любого бизнеса.
    реестр заявок на оплату. Данный инструмент проигнорирован многими системами автоматизации, а, как нам кажется, очень зря. Реестр заявок помогает консолидировать платежи например по центру ответственности, по источнику (касса, расчетный счет), по сроку оплаты, по ответственному и т.п. Использование реестра, например на 100 платежей в документообороте сильно повышает эффективность контроля заявок на оплату. Согласитесь, открыть и проверить каждую заявку, коих может быть в день более 100, процесс очень утомительный и уже к 15-20 заявке контроллер начнет терять концентрацию. Оперировать реестром гораздо проще. Например, делая реестр по источникам и добавив информацию по остаткам, мы сразу получим некий платежный календарь по источнику, согласование которого возможно буквально одним кликом.
    создание платежных документов на основании заявок. Заявка на оплату содержит большинство реквизитов для формирование наличной или безналичной оплаты, поэтому связь с платежными документами обязательна.
    контроль заявок по бюджету. Эффект от использования заявки на оплату многократно увеличивается при наличии возможности оперативного контроля заявки на соответствие бюджету.
    гибкие оплаты. Средний и крупный бизнес, для осуществления деятельности, используют в своём арсенале как правило более одного юридического лица, поэтому заявка на оплату должна уметь правильно отражать именно суть платежа, а в идеале и его принадлежность конкретному центру ответственности. Данный инструмент имеет тесную связь с управленческим учетом по центрам ответственности, который мы считаем наиболее верным видом учета для оценки общей эффективности бизнеса.
    платежный календарь. Возможность управления сроками заявок, частичная оплата, распределение финансирования – вот основные возможности платежного календаря. По сути это сводный реестр всех текущих оплат предприятия.
    согласование заявок по настроенным маршрутам. Как вы догадались инструменты автоматизации мы старались перечислять по мере усложнения. Высшем пилотажем в организации эффективного процесса оплат мы считаем организацию согласования по установленным автомаршрутам. Маршруты согласования заявки могут настраиваться от суммы, статьи, источника, автора, центра ответственности и т.п. Однако, как говорится, “лучшее – враг хорошего”. Использование данного инструмента может сыграть злую шутку с эффективностью всего процесса оплат. Очень важно “не переборщить” с количеством и составом участников согласования, учитывать нахождение заявки в текущем бюджете (месячном, недельном), в противном случае процесс согласования может дать обратный эффект и, кроме этого, внести раздор во внутренние взаимодействия сотрудников организации. Да и как тут не забыть поговорку на все времена: “у семи нянек дитё без глаза” – слишком большое размытие ответственности при принятии решения еще никому не принесло пользы.

Продолжение следует….

Заказать звонок
+
Жду звонка!